アナログな業界と言われることも多い不動産業界ですが、2022年は節目の年になるのではないでしょうか。
2021年5月12日に成立した「デジタル改革関連法案」による法改正が施行され、不動産取引における電子契約が全面解禁されました。
デジタル化はもう避けて通れない時代の潮流です。電子契約の導入を滞りなく進められるよう、今回の記事では、法改正の一連の経緯や電子契約のメリットと注意点について整理しておきたいと思います。
電子契約とは
電子契約とは
電子契約とは、従来、書面で取り交わしを行っていた契約を電子データによる送信のみで保存、管理する契約方法です。
来の書面契約の場合は、契約者が手書きの署名や押印をすることで契約の証拠性を担保していましたが、データ送信での契約の場合、なりすますしや改ざんの懸念など、どのように証拠性の担保をしていくのかが課題でした。
近年、第三者による本人認証、高度な暗号技術要素を盛り込んだ「電子署名」などの技術が発展することで、契約の証拠性の担保ができるようになり、重要な契約においても電子契約が用いられるようになりました。
電子契約を用いるメリット
書面契約から電子契約に切り替えることで、さまざまなメリットを享受できます。
契約時間の短縮
書面で契約する場合、書面に押印などをするために契約者同士、お互いの行き来が物理的に発生することで、契約の取り交わしにどうしても時間がかかってしまいます。
双方同席のもと契約する場合などは、双方のスケジュールが合わなければ、なかなか契約締結にたどり着きません。
一方、電子契約であれば、オンライン上でお互いのデータを確認し、合意できるようならすぐに契約の締結が行えます。
電子契約を取り入れることで、ビジネスのスピード感は大きく変わってきます。
事務作業の削減
書面での契約の場合、「契約書の印刷」「収入印紙の用意」「郵送の準備」などさまざまな事務作業の工程が発生します。
地味な仕事ですが、思った以上に時間を取られてしまうのも事実です。
電子契約なら電子ファイルをアップロードするだけなので、ワンステップで仕事が完了します。大幅に事務仕事の工数を減らすことが可能です。
コスト削減
書面の契約書には収入印紙を貼ることが法律で義務付けられています。一件200円〜数十万円と契約の種別によって異なりますが、件数が多くなれば企業にとってそれなりの負担になってきているはずです。
電子契約に切り替えた場合は、それらの印紙税が掛からなくなるというメリットがあります。
さらに、電子契約では、紙の印刷、郵送も不要となるため、その分のコストも掛からなくなります。
電子契約にするだけで、大きなコスト削減が自動的にできるようになります。
不動産取引における電子契約
不動産取引の電子契約に関わる法改正
業界関係者の方ならご存知の通り、不動産の契約をする場合、紙の契約書への押印やサインが必要でした。宅地建物取引業法で「重要事項の説明」「売買契約の締結」「媒介契約の締結」を対面で行うことが義務付けられていたためです。
しかし、前述の通りインターネットの技術向上により、対面でなくても不正のない契約締結が可能と判断されたため、2021年5月12日に「デジタル改革関連法案」という法案の成立によって押印・書面の交付の義務が撤廃、紙ではなくデジタルで契約書を交わすことができるように法改正されました。
電子化できる不動産契約の種類
では、具体的にどの契約が電子化できるようになったのでしょうか。
以下が一覧になります。
・媒介契約書
・重要事項説明書
・賃貸借契約書
・定期借地権設定契約書
・定期建物賃貸借契約書
宅地建物取引士の押印と収入印紙の添付が不要になり、以下の３つのプロセスに置き換わります。
・重要事項説明書の電子交付
・IT重説
・電子契約の締結
IT重説とは
IT重説とは、対面で行う必要のあった重要説明事項を 、パソコンやスマホなどのIT機器を通して遠隔で実施することをいいます。2017年10月1日から賃貸契約、2021年4月から売買契約で、IT重説が運用可能となりました。
なお、IT重説のやり方に関してはこちらの記事でまとめていますので、参考にしていただけたらと思います。
電子契約を導入する際の注意点
法律面では電子契約を導入する障害は何もなくなりました。時間的、事務的、費用的コストが大幅に下がる電子契約は、不動産業界でもこれから必ず主流になることでしょう。
しかし、導入するにあたって注意すべき点が何点かあります。そちらについてこの項目でお伝えしたいと思います。
セキュリティ対策
電子契約でどうしても不安に感じるのはセキュリティ面だというのは間違いないでしょう。契約書の改竄や漏洩などあればそれは大きな信用問題です。暗号化による保管でサイバー攻撃からの攻撃に控え、管理サーバーで契約書データを一括管理するのは避け、バックアップを日々行うなど、新しい業務対応、業務フローを構築する必要があります。
なお、改竄や漏洩も怖いですが、サーバートラブルで契約データの全消失などという恐ろしい事例も起こっています。想像するだけで身の毛もよだつようなシチュエーションです。しかし、そういう恐れを理由に電子化を先送りにするのは賢明ではありません。しかるべき対策を事前に立てて、しっかり仕組み化していけばトラブルは最小限に抑えられるでしょう。
業務フローの構築
セキュリティ対策はもちろんですが、それ以外にも社内的な業務フローの構築が必要になります。まず、電子化するにあたって、今までの契約書フォーマットを変更する必要があります。こちらは電子契約で、こちらは書面契約でと案件ごとに契約形態を変えると管理が煩雑になるため、電子契約化するなら一気に全ての契約業務を一度に電子化するのが好ましいですが、そのためにはそれなりのまとまった準備期間がかかります。しっかりとした一貫性のある管理体制を整えていくことが大切です。
取引先への周知
自社で電子契約の導入を決断したとしても、取引のある他社が電子契約を先送りしているというケースも考えられます。一方、先方のアカウント登録を必要とするフェーズなども発生してくるため、電子化するには相手方の対応も必ず必要となってきます。電子契約の仕組みを整えるには自社内だけでなく、関連他社にも足並みを揃えてもらえるようアプローチしておくのが必須と言えるでしょう。
まとめ
全面的な法改正があった以上、電子契約はそう遠くない将来に不動産業界でも主流になってくることが考えられます。電子契約は、しっかり環境を整えて、導入すれば、飛躍的な業務効率化を産むのは間違いありません。電子契約に使える不動産企業向けのクラウドサービスを提供しているIT企業も多くなってきていますので、そのような業者などと連携して、早々に電子契約の導入について検討していくことが望ましいでしょう。
