今回は「IT重説」を始めるにあたり必要な事前準備・やり方など大まかな流れについてご紹介します。
IT重説の流れとやり方
IT重説の大まかな流れは以下のとおりです。
▶重要事項説明書をお客様に郵送
▶お客様とIT重説実施日の日時を決めてデバイスを用意
▶双方の通信状況を確認
▶IT重説を実施
▶お客様に書類へ署名と捺印をしてもらい、ご返送いただく
では、実際に「何をすればいいのか？」詳しくご説明します。
Step① 事前準備
お客様からIT重説に関しての同意を取得
まずは「IT重説とは何か」を説明したうえで、お客様の同意を得ます。また、IT重説にかかるプライバシーポリシーがある場合は該当プライバシーポリシーへの同意を得ましょう。録画や録音をおこなう場合はその旨の同意も取得します。
お客様以外の同意
個人情報保護の観点から、当該取引物件の貸主や売主、その他の関係者にもIT重説をおこなう旨の同意を得ることがベスト。各種の同意は書面でその意志を確認するのが理想的です。
双方向でやり取りができるIT環境の準備
双方向でやり取りできるIT環境の準備はとても大切な事です。どちらかに通信環境がなければ、その時点でIT重説は実現しません。具体的なデバイスやサービスに関する仕様などは特に定められてないですが、IT重説で求められるやり取りが可能なものを準備してください。
※IT重説は、画面・カメラ・マイク・音響機器 が備わっており、問題なく使用できる機器が必要です。
Step② IT重説実施前の対応
宅地建物取引士が記名押印した重要事項説明書と必要資料の送付
お客様に重要事項説明書2部と、そのほか必要な事前資料を送付します。送付前にお客様の本人確認もおこなってください。
IT環境を確認
次は、事前に準備した双方の通信環境を確認しましょう。チェックポイントは以下の内容です。
・カメラ、マイク、スピーカー機能を搭載したデバイスを所持しているのか
・装備したカメラは「宅地建物取引士証」の写真や文字を明確に判別できる性能なのか
・マイクとスピーカーは、音声の内容をしっかりと判別できる性能なのか
・十分な通信速度があり、常に安定した接続ができるネットワーク環境かどうか
・お客様のIT環境は、IT重説で利用するWeb会議システムへ対応が可能かどうか
・Web会議システムのアカウントをお客様が持っているかどうか
必要があれば、アプリなどをダウンロードしてもらいましょう
接続テスト
IT環境の確認後は、接続テストの日時を決めてお客様のデバイスとの接続テストをおこないましょう。接続テストでは、音声が途切れたり画面がフリーズしないか、また画面上で「宅地建物取引士証」の写真や文字をハッキリと判別できるかなどを必ずチェックしてください。
Step③ IT重説本番
ここまでの工程が終われば、いよいよIT重説の本番です。下記の内容を踏まえてIT重説をおこないましょう。
宅地建物取引士の証明
重要事項説明書は「宅建業法」という法律で「宅地建物取引士しか行ってはならない」とされています。そのため、IT重説を始める前に説明する人の「宅地建物取引士証」を呈示する必要があります。
重要事項説明
宅地建物取引士証の確認が終われば、重要事項説明の実施（説明や質疑など）へと移りましょう。お客様が「宅建士に求めている点」について、IT重説の社会実験アンケート結果が下記にありますので、こちらを参考にIT重説をおこなうよう心掛けると良いと思います。
通信トラブル時の対応
IT重説の途中で通信トラブルが発生した場合は、IT重説を一旦中断してトラブルの解決を図りましょう。通信トラブルが未解決のままIT重説を継続するのはNGです。
Step④ IT重説実施後の対応
IT重説終了後の作業は下記があります。
▶お客様側 重要事項説明書の返送
事前に送付した重要事項説明書のうち1部に署名捺印をして返送します。
▶不動産会社側 書類の受け取りと管理
重要事項説明書とIT重説の際の保存データや個人情報などを適切に管理してください。
以上が「IT重説」の流れとなります。
まとめ
「IT重説」は、導入・運用に関しては難しいものではありません。お客様や不動産会社ともに大きなメリットがあるため、おおいに活用しましょう。
また、IT重説が本格運用されたことを皮切りに、不動産業界における電子化はますます広がりをみせています。IT重説の導入をはじめとする、さらなる業務効率化を積極的に取り組むことで、売上にも繋がっていくことが想定できます。
